Requisiti Hardware

I testi da impaginare devono essere composti su Personal Computer IBM compatibili oppure su elaboratori Apple Macintosh. I lavori possono poi essere presentati su dischetti di qualunque capacità nel formato da 3,5’’ per i sistemi IBM compatibili; preferibilmente su dischetti ad alta densità (1.4MB) per gli elaborati composti con sistemi Apple; è possibile presentare i materiali anche su CD-Rom, CDRW o su dischi ZIP100 con qualsiasi formattazione.

Requisiti Software

I testi possono essere composti utilizzando qualsiasi programma di word processing che permetta di convertire in formato ASCII o RTF il file precedentemente generato; nella maggior parte dei casi, possono essere trasmessi nel formato originale del documento.

Consegna dei materiali

Oltre ai files relativi alla pubblicazione, è preferibile consegnare, anche nel caso dei lavori da sottoporre a successiva impaginazione, una stampa di bozza del documento, che nel caso della modalità ready for camera dovrà essere adatta alla riproduzione fotografica.

È consigliabile che l’autore conservi una copia dei materiali consegnati.

L’autore potrebbe infine consegnare una breve presentazione del testo per successive operazioni promozionali.

Ready camera copy (copia pronta per la riproduzione)

È possibile anche fornire la ready camera copy su supporto elettronico, in formato di files postscript (PS) o di Adobe Acrobat (PDF) non compressi e con l’inclusione di tutti i tipi di carattere utilizzati, che sono così già pronti per la stampa e non possono subire modifiche in fase di conversione o impaginazione.

Formato della pagina e definizione dei margini

Per gli autori che desiderano che i loro volumi vengano riprodotti in stampa così come sono stati composti, l’I.S.U. propone di impostare i margini in modo da poter utilizzare il formato 17 x 24 e di definire una “gabbia” larga 12 cm ed alta 20,5 cm, comprensiva dell’area per le eventuali testatine o la numerazione delle pagine. Essa inoltre deve risultare centrata nella pagina sulla quale si stampa (cioè il margine sinistro e quello destro devono essere uguali, così come quello superiore ed inferiore: le impostazioni di pagina standard, calcolate sul foglio UNI A4, prevedono dei margini in alto e in basso di 5,75 cm, a destra e a sinistra di 4,5 cm; intestazioni e piè di pagina andrebbero poste a 4,75 cm).

Per volumi che contengano grafici od immagini piuttosto ingombranti e non riducibili al formato di pagina consueto, o in casi particolari, è possibile disporre di formati alternativi, per i quali si invita a concordare direttamente con l’Ufficio Editoriale le modalità di composizione e di riproduzione.

Carattere e struttura del testo

I tipi di carattere più di frequente alternati nelle pubblicazioni dell’I.S.U. Università Cattolica sono scelti in base a criteri di leggibilità e qualità della riproduzione in fase di stampa; generalmente i testi vengono composti sulla base di un carattere Century (in corpo testo 11 su interlinea 13), sul Palatino, sul diffusissimo Times o sul Garamond (per gli ultimi due tipi di carattere si preferisce solitamente un corpo testo di 12 punti su interlinea 14).

È possibile utilizzare tipi di carattere Type 1 o True Type; nel caso dell’uso di alfabeti non latini o di caratteri speciali all’interno del documento, si raccomanda di trasmettere anche tutti i files corrispondenti ai tipi di carattere utilizzati.

Quale che sia il tipo di carattere utilizzato, rimane necessario differenziare gli elementi del testo: ricordando che è consigliabile evitare l’uso di troppi caratteri diversi, per evidenziare titoli o parti si possono utilizzare le variazioni del corpo o della serie dello stesso carattere, tenendo conto in via generale delle seguenti indicazioni (l’unità di misura adottata è il punto tipografico):

L’interlinea può anche essere impostata automaticamente dal programma: in tal caso l’autore deve solo garantire che tale setting produca un effetto grafico accettabile.

Il volume può essere strutturato, per una migliore leggibilità, in paragrafi e sottoparagrafi, che possono essere numerati o meno progressivamente: per questa funzione si consiglia di evitare la numerazione automatica dei titoli disponibile in alcuni programmi di videoscrittura.

I titoli di paragrafi numerati dovrebbero essere forniti di rientro sporgente sempre uguale e tale da evidenziare opportunamente la numerazione progressiva.

Copertina, frontespizio e dorso

Il frontespizio è conteggiato in genere come pagina iniziale di ogni pubblicazione, benché su di esso non venga apposto alcun numero; porterà invece il nome dell’autore/i (di solito in maiuscoletto), sulla prima riga disponibile della pagina; il titolo dell’opera, in carattere maiuscolo e grassetto, a circa un terzo di altezza rispetto al limite superiore del foglio; il luogo e l’anno di edizione (Milano 20xx) in tondo, sull’ultima riga disponibile.

I corpi di carattere di solito adottati prevedono:

Disposizione del testo sulle pagine

Nella maggior parte dei casi è consigliabile che i titoli di capitolo siano posti sulla stessa pagina del primo paragrafo del testo a cui si riferiscono (al contrario, le indicazioni di divisione in parti vengono in genere isolate su pagina singola) e che in ogni caso la prima pagina di ogni capitolo si trovi collocata a destra nella pubblicazione e che porti quindi un numero dispari nell’ordine progressivo delle pagine – rimanendo, ove necessario, una pagina bianca pari a sinistra nel prodotto finale.

Nei volumi suddivisi in sezioni è necessario che i titoli di paragrafo e sottoparagrafo non si trovino mai isolati in fondo alla pagina che precede il testo relativo e che siano sempre seguiti almeno da qualche riga del periodo successivo; per ottenere questo effetto, è peraltro possibile nella maggior parte dei programmi di videoscrittura selezionare l’opzione “mantieni con il successivo” in corrispondenza del titolo di paragrafo.

È pure consigliabile che le immagini in formato elettronico – qualora si trovino ad occupare la pagina in larghezza (landscape) – vengano disposte sempre con il lato inferiore rivolto verso l’esterno del foglio.

Note a piè di pagina

Se il programma di word processing consente la gestione automatica delle note è consigliabile utilizzare questa funzione normalmente, in modo da ottenere la corretta impaginazione delle stesse.

Diversamente l’autore può decidere di posizionare le note in fondo ai singoli capitoli e in tal caso deve garantirne la corretta numerazione e la presenza dei rimandi all’interno del testo. I rimandi possono essere posizionati sia ad esponente che all’interno di parentesi tonde: nel primo caso, il rimando viene attaccato immediatamente alla parola cui si riferisce; nel secondo il gruppo costituisce “parola” a sé; in entrambi i casi la punteggiatura si mette dopo il rimando di nota.

È assolutamente sconsigliato l’uso di note bis e la presenza di doppi rimandi ad una medesima nota, così come l’applicazione di più rimandi di seguito alla stessa parola del testo.

Se invece il programma non consente la generazione automatica delle note sarebbe opportuno attenersi alle convenzioni seguenti:

Staccare il testo dalle note in files distinti, uno per ogni capitolo. In questo caso i numeri di rimando vanno inseriti all’interno del testo tra parentesi tonde subito dopo la parola a cui la nota si riferisce e prima di ogni segno d’interpunzione. L’autore deve garantire la correttezza della numerazione.

Le note vanno numerate progressivamente iniziando ogni volta dal numero 1 (capitolo per capitolo). Fanno eccezione a questo tipo di numerazione le eventuali note nei titoli di capitolo o relative all’autore (solitamente contrassegnate con un asterisco) e le note relative a tabelle, grafici, figure. In quest’ultimo caso, infatti, le note vengono riportate in calce all’elemento cui si riferiscono ed hanno una numerazione autonoma.

Simboli e formule matematiche

Tenendo conto delle indicazioni precedenti (v. paragrafo Uso degli accenti per quel che attiene ai segni diacritici; cfr. anche l’avvertenza del paragrafo Requisiti Software), è saggio evitare particolari espedienti per la riproduzione di formule e simboli che non fossero in qualche maniera disponibili; sarà sufficiente scrivere chiaramente a mano i segni non riproducibili e segnalarne la presenza all’interno del testo con qualche evidenziazione in margine al foglio; per quanto riguarda le formule, sarà bene indicare le frazioni sempre nella forma “1/2” e segnalare la necessità di conversione durante le fasi di impaginazione successiva.

Rimane comunque preferibile creare le formule direttamente sul PC, qualora ciò venga reso possibile dagli strumenti interni al Word Processor (Equation Editor, MathType, dei quali sarebbe opportuno settare comunque i parametri di interlinea e tipo di carattere in maniera analoga a quelli del documento).

Per quanto riguarda l’interlinea da utilizzare, si rimanda al paragrafo Carattere e struttura del testo.

Elenchi puntati e numerati

Nel caso di questi elenchi, la prima riga di ciascun paragrafo sporge a sinistra e tutte le righe dopo la prima rientrano, generalmente di 0,5 cm; si consiglia caldamente di evitare la digitazione di spazi per ottenere l’effetto di rientranza e l’uso degli elenchi puntati e numerati automatici, ma di limitarsi a utilizzare il carattere (anche speciale) corrispondente al punto o al numero di elenco seguito da uno spazio di tabulazione.

Intestazioni e piè di pagina, numerazione delle pagine

In ogni caso, lo spazio riservato alle intestazioni ed ai piè di pagina deve essere compreso all’interno dell’area di testo. È uso normale collocare a piè di pagina la numerazione delle pagine (paginazione), progressiva e univoca, a 1 cm di distanza rispetto al limite inferiore dell’area di testo, con allineamento centrato rispetto al righello orizzontale e con corpo inferiore (in genere di 2 punti) rispetto a quello del testo.

Quanto allo spazio di intestazione, generalmente esso viene lasciato vacante; in casi particolari, è possibile prevedere qui l’inserimento di testatine (titoli correnti il cui contenuto può essere variabile, dai titoli di paragrafo al nome dell’autore; la soluzione più classica prevede nella pagina di sinistra il titolo del volume e su quella di destra quello del capitolo eventualmente abbreviato) sempre a 1 cm di distanza rispetto al limite superiore dell’area di testo e con allineamento variabile (al centro rispetto al righello orizzontale, ovvero alternativamente a destra e a sinistra).

Indici e sommari

Un indice deve presentarsi come un elenco ordinato di elementi informativi che riguardino la collocazione degli specifici contenuti all’interno del documento. Nell’indice generale dovrebbero essere citati gli elementi iniziali e finali (con l’eccezione delle pagine di frontespizio e delle pagine che lo precedono, del retrofrontespizio, dell’indice generale stesso e del colophon) e almeno le divisioni principali del testo. La presenza in elenco delle divisioni secondarie può essere stabilita in rapporto alla complessità del testo.

È uso che l’indice generale dei capitoli e dei paragrafi si trovi collocato sulla prima pagina dispari dopo il frontespizio (p. 3); l’indicazione dei numeri di pagina corrispondenti a ciascun titolo deve essere sempre composta in corpo non corsivo, allineata a destra rispetto al margine esterno e senza alcuna dicitura ulteriore (“pag.”, ecc.); lo spazio di riempimento tra il titolo di paragrafo e il riferimento del numero di pagina viene in genere colmato con una serie di punti (ottenibili con una tabulazione cui vengano assegnate le opportune caratteristiche).

Nei volumi da sottoporre a impaginazione, l’indice generale viene composto automaticamente; ove si ritenga utile, è possibile richiedere che la pubblicazione venga arricchita dalla presenza di indici speciali o elenchi (delle tavole, delle illustrazioni, ecc.), curando di stabilire preventivamente le parole chiave adeguate.

Per maggiore chiarezza e facilità di consultazione, può essere opportuno differenziare le voci d’indice evidenziando con opportuni rientri a sinistra e variazioni negli stili del carattere i livelli di articolazione del testo.

Grafici e figure

Elementi grafici e figure (disegni, mappe, tavole sinottiche, ecc.) dovrebbero essere consegnati già nella versione definitiva, stampati su carta. Si ricorda che la qualità dei grafici presentati deve essere la migliore possibile, poiché questa condiziona direttamente la qualità della stampa del volume finito.

Un’alternativa che assicura un buon livello qualitativo nella stampa definitiva è rappresentata dalla consegna dei files corrispondenti alle immagini nel formato TIFF (Tagged Image File Format) o nel formato EPS (encapsuled Postscript file), ma anche in WMF (Windows Metafile Format) e TGA (Targa, TrueVision Corp); meno bene se le immagini corrispondono a bitmap di scarsa definizione o maneggevolezza (formati PCX e BMP), oppure se il loro formato si basa su algoritmi di compressione con perdita di dati (JPEG, Joint Photographic Experts Group). La maggior parte dei più recenti programmi di gestione delle immagini e di generazione dei grafici permette di salvare secondo tali formati (ma grafici prodotti da strumenti come MS Excel possono essere salvati con le loro impostazioni originali. Peraltro si tenga presente che l’acquisizione, la qualità e la modifica di immagini o figure è garantita dall’uso di dispositivi di cattura ed elaborazione come gli scanner o i programmi di grafica specializzati).

Attenzione: per la composizione di grafici da trasmettere in formato elettronico insieme al documento, si consiglia caldamente di utilizzare strumenti che consentano di trattare il grafico come un’immagine unica, non come un insieme di linee e caselle di testo che, in seguito alle fasi di impaginazione, possono sovrapporsi agli altri elementi della pagina o non corrispondere alle intenzioni originali.

In ogni caso, è sempre bene evitare l’uso di retinature, anche se fini; è piuttosto consigliabile la scelta di retini molto larghi, riproducibili al tratto (righe, puntini, ecc.).

I grafici a colori in genere vengono riprodotti in bianco e nero; si consiglia pertanto di verificare la possibilità, già in fase di composizione, di sostituire le campiture a colori con dei retini larghi o dei motivi al tratto.

Attenzione: eventuali fotografie, la cui presenza nel testo andrebbe comunque concordata con l’editore, dovrebbero essere fornite stampate in positivo su carta fotografica (non su negativo o su diapositiva, che costringerebbero allo sviluppo, né stampate su carta normale da stampanti a getto di inchiostro, che con quella modalità forniscono una resa poco apprezzabile). Si ricordi inoltre che la tecnica di retinatura utilizzata nella stampa, nel caso di ulteriore riproduzione genera diversi inconvenienti che vanno a scapito della qualità. È consigliabile infine che le fotografie siano in bianco e nero se devono essere stampate in bianco e nero, per evitare risultati non graditi.

Di norma alle figure e alle tabelle viene assegnata la dimensione massima della gabbia del testo; possono, in alcuni casi, raggiungere le dimensioni della pagina, a condizione di apparire isolate, senza testo sui margini: si tratta comunque di una soluzione che per l’ingombro e per l’effetto grafico andrebbe comunque utilizzata esclusivamente in caso di necessità. Altre eventuali modalità di riproduzione possono essere concordate caso per caso.